KPI - näitajad, mis kirjeldavad tulemust.

Mis on KPI?

KPI (ingl. Key Performance Indicator) on tulemusnäitaja, mis kirjeldab kvantitatiivselt organisatsiooni, konkreetse teema või projekti “tervist”. Nad kirjeldavad, kuidas meil läheb finantside, personali, klientide, turunduse, müügi jne.

KPI erinevad tüübid

KPI-del võib olla erinev ulatus. Neid kasutatakse nii igakuise tulemuslikkuse mõõtmiseks kui pikemaajalise fookuse jaoks. Kõigi KPI-de puhul on ühisosaks see, et  need on seotud strateegiliste eesmärkidega. 

Strateegilised KPI-d

Strateegilised KPI-d on nn “suure pildi” peamised tulemusnäitajad, mis jälgivad organisatsiooni üldist tulemuslikkust. Juhtkonna tasemel on mõistlik jälgida üldisemaid ja olulisemaid näitajaid, et teada saada, kuidas organisatsioonil igal ajahetkel läheb. Kõige olulisemad näitajad võivad kirjeldada näiteks kliendirahulolu, töötajate rahulolu, kasumlikkust, investeeringu tasuvust, turuosa vms.

Operatiivsed KPI-d

Operatiivsed tulemusnäitajad mõõdavad tavaliselt tulemuslikkust lühema aja jooksul ning keskenduvad organisatsiooni protsessidele ja nende efektiivsusele. Nad võivad kirjeldala näiteks müüki erinevates piirkondades või toodete lõikes, igakuist keskmist kulu transpordile, keskmist kulu uue müügi saamiseks vms. 

Funktsionaalsed KPI-d

Paljud peamised tulemusnäitajad on seotud konkreetsete funktsioonidega, nagu rahandus või IT. IT jaoks võib olla oluline jälgida lahenduse saavutamiseni kuluvat aega või keskmist tööaega, rahandus võib pidada oluliseks brutokasumi marginaali või varade tootlust. Funktsionaalsed KPI-d võivad olla samal ajal ka strateegilised või operatiivsed tulemusnäitajad.

Ettevaatav ja tagasivaatav KPI

Kõigist KPI tüüpidest on kõige olulisem eristada ettevaatavaid (ingl leading) ja tagasivaatavaid (ingl. lagging) tulemusnäitajaid. 

Ettevaatavate näitajate peamine fookus on seada standard, millist tulemust me soovime. 

Ettevaatavateks tulemusnäitajateks võib olla planeeritud müügikõnede arv, soovitud käive, ennustatav uute inimeste värbamiste arv. 

Tagasivaatavad näitajad mõõdavad tagantjärgi, mis on juba juhtunud. 

Tagasivaatavateks näitajateks on sageli rahulolu nii klientide kui töötajate poolt, tegelikult saavutatud tulemused. Et saada terviklik ülevaade organisatsioonist on vaja olla kursis kõige olulisemate näitajatega ning kasutada mõlemaid nii ettevaatavaid kui tagasivaatavaid tulemusnäitajaid.

KPI tulemusnäitajate väljatöötamine

Organisatsiooni tegevuse käigus tekib palju andmeid ja kuna andmeid on palju, siis võib tekkida ahvatlus mõõta kõike, või mõõta seda, mida on kõige lihtsam mõõta. Siiski on oluline keskenduda ning mõõta peamisi tulemusnäitajaid, mis aitavad teil oma äri eesmärke saavutada. Strateegiline fookus on KPI-de määratluse üks olulisemaid aspekte. Järgnevalt on toodud mõned parimad tavad õigete KPI-de väljatöötamiseks.

Selgitage välja, kuidas tulemusnäitajaid kasutatakse: rääkige inimestega, kes kasutavad oma töös erinevaid mõõdikuid, et saada teada, mida nad tahavad saavutada ja kuidas nad KPI-sid kasutavad. See aitab määratleda ärikasutajatele asjakohased ja väärtuslikud tulemusnäitajad.

Siduge asjakohased KPI-d strateegiliste eesmärkidega: kui teie näitajad ei ole seotud sellega, mida soovite oma organisatsioonis saavutada, raiskate te aega. Kuigi peamised tulemusnäitajad võivad olla seotud konkreetse ärifunktsiooniga, nagu personalijuhtimine või turundus, peaksid kõik peamised tulemusnäitajad olema otseselt seotud organisatsiooni üldiste ärieesmärkidega.

Hoidke KPI-d selged: kõik organisatsiooni liikmed peaksid mõistma kõige olulisemaid näitajaid, et nad saaksid nende järgi tegutseda. Seetõttu on oluline, et näitajate defineerimisel kasutatavad mõisted on kõigile osapooltele arusaadavad. Kui inimesed mõistavad kasutusel olevate KPI-de peamist väärtust, saavad nad teha otsuseid, mis viivad näitajaid soovitud tulemusele lähemale.

KPI-d ei pruugi olla igavesed, lähtuvalt  teie organisatsiooni tegevusvaldkonna või suuna muutumisest võib-olla vajalik peamiste tulemusnäitajate ülevaatamine. Leppige kokku, millal ja kui tihti peaksite peamiste tulemusnäitajate asjakohasust hindama ning milline on plaan vajalike muudatuste tegemiseks.

KPI-de puhul on oluline pidada meeles, et tegemist ona peamiste tulemusnäitajatega, mis tähendab seda, et neid ei tohiks olla liiga palju, samas peaksid olema kaetud äriliselt kõige olulisemad teemad.

KPI-de rakendamise eelised

Eesmärkide tõhus rakendamine: KPIde jälgimine ja analüüsimine eeldab, et on kokkulepitud, mida soovitakse saavutada. Soovitud tulemuse kokkuleppimine loob eelduse konkreetsete ja teostatavate eesmärkide seadmiseks ning aitab luua süsteeme, mis toetab seatud eesmärkide saavutamist. 

Andmepõhine lähenemine: KPId aitavad juhtida tähelepanu konkreetsetele probleemidele ja leida neile ka lahendusi. Andmepõhine lähenemine pakub kvantitatiivset sisendit strateegiliseks planeerimiseks ja organisatsiooni tipptasemel toimimiseks.

Vastutuse paranemine: KPIde kasutamine aitab inimestel vastutust võtta. Tunnete ja emotsioonide asemel on tulemusnäitajate näol tegemist kvantitatiivsete näitajatega, mis peegeldavad tegelikku olukorda. Õige rakendamine annab inimestele julguse tegutsemiseks. 

Edusammude mõõtmine: KPId seovad organisatsiooni eesmärgid reaalselt tehtavate tegevustega. Eesmärkide seadmine organisatsioonis ei täida oma eesmärki, kui puudub võimalus monitoorida reaalseid edusamme. Tulemusnäitajate seadmine ja edusammude monitoorimine aitab jälgida eesmärkide saavutamist.

KPI ja mõõdikud

Kuigi peamised tulemusnäitajad ja mõõdikud on omavahel seotud, ei ole need ühed ja samad.

KPI-d on teie äri peamised tulemusnäitajad ning nendest sõltub käige rohkem teie äri edukus. Nad toetavad teie strateegiat ja aitavad teie meeskondadel keskenduda olulisele. Peamiseks tulemusnäitajaks võib olla  näiteks “uute sihtklientide arv kuus”, kui fookuses on äri laiendamine.

Mõõdikud mõõdavad igapäevase äritegevuse edukust ning toetavad teie KPI-sid. Kuigi nad mõjutavad teie tulemusi, pole need teie äri kontekstis kõige kriitilisemad näitajad. Eelmises lõigus toodud peamiste tulemusnäitajate toetavaks mõõdikuks võib olla näiteks “igakuine poekülastajate arv” või “e-raamatu allalaadimiste arv”.

Kuidas OKR eesmärgid ja KPI-d koos toimivad?

Peamine erinevus KPI-de ja OKR eesmärkide vahel on see, et:

KPI näitab meile, kus me hetkel asume  ja

OKR eesmärk näitab kuhu me tahame liikuda.

Neid on võrreldud ka nii, et KPI-id on näitajad auto armatuurlaual: kui palju meil on kütust, kui kiiresti me sõidame, kas pesuvedelikku jätkub. OKR eesmärgid seevastu kirjeldavad teekonda. Kui me tahame liikuda näiteks Tallinnast Tartusse, siis millised olulised verstapostid näitavad meile, et me liiguma Tartu mitte Pärnu suunas.

OKR eesmärgid koosnevad kahest komponendist: eesmärkidest ja võtmetulemustest. KPI-d tulevad mängu just võtmetulemuste sõnastamisel. Kui eesmärk on alati kvalitatiivne, siis võtmetulemused on kvantitatiivsed ja baseeruvad sageli KPI-del või muudel mõõdikutel.

Kõige sagedamini on võtmetulemuse sisuks tulemusnäitaja A muutmine väärtuselt X->Y. Tulemusnäitajaks võib siinkohal olla nii KPI kui mõõdik.

Samuti võib olla võtmetulemusena kirjeldatud tulemusnäitaja A algväärtuse leidmine. Ehk teiste sõnadega me räägime siin KPI või mõõdiku algväärtuse leidmisest.