OKR eesmärkide tulemuslikkuse hindamine

OKR eesmärkide hindamise erinevad süsteemid

OKRide rakendamisega õnnestumiseks on oluline samm, et me hindame püstitatud eesmärkide saavutamise tõenäosust. Kui kindlad me oleme selle eesmärgi saavutamises? Eelkõige on siin mõeldud just võtmetulemuste hindamist, mitte eesmärkide hindamist.

Võtmetulemuste hindamiseks on aegade jooksul töötatud välja 3 erinevat lähenemist.

Kindel fookus (Radical focus)

Kui võtmetulemused on seatud saavutamise tõenäosusega 50%, siis võiks olla ootus, et saavutatakse pooled meeskonna seatud võtmetulemustest. Võtmetulemusi hinnatakse iganädalaselt ning kasutatakse ettevaatavat hinnangut skaalal 1-10. Iga muutus hinnangu skaalal tõmbab tähelepanu ning on aluseks arutelu käivitamiseks. Iga perioodi lõpus võtmetulemus märgitakse kas saavutatuks või mitte saavutatuks. Kui Sa saavutad 80% tulemusest on lõplikuks hinnanguks mitte saavutatud. Meeskonnad õpivad aja jooksul tulemuste saavutamist täpsemalt hindama ning saavutamise tulemused paranevad. See hindamise süsteem töötab hästi organisatsioonide jaoks, kes alles alustavad OKR eesmärkidega, sest see on kõige lihtsam.

Selle süsteemi puuduseks võib pidada jäikust. Saavutatud või mitte. Kui võtmetulemuseks on leida kvartali jooksul 10 uut klienti ja kvartali lõpuks on leitud 9 uut klienti, hinnatakse võtmetulemus mitte saavutatuks. Tulemuse saavutatamist on põhjust tähistada, kuid 90%-lise tulemuse hindamine mitte saavutatuks võib olla suur pettumus.

Mõõda seda, mis loeb (Measure What Matters)

Selle süsteemi järgi tuleb hinnata igat võtmetulemust ning määrata, kas konkreetse võtmetulemuse puhul on tegemist inspireeriva võtmetulemusega, mille puhul oodatakse 70% saavutamist või kohustusliku võtmetulemusega, mille puhul oodatakse tulemuse saavutamist 100%-liselt. Perioodi lõpus antakse viimane hinnang skaalal 0-1. Selle süsteemi miinuseks on see, et praktikas kiputakse seadma ainult kohustuslikke võtmetulemusi. Sageli näevad võtmetulemused välja analoogsed to-do nimekirjadega.

Paindlik, sihtmärk, kohustuslik (Stretch Target Commit)

Google, kelle kultuuri osaks on paidlike eesmärkide seadmine, kasutab edasiarendust Measure What Matters süsteemist ning on võtnud kasutusele järgmise hindamise skaala ja tähendused. Võtmetulemusi hinnatakse skaalal 0-1 järgmiselt: 0 tähistatakse halba tulemust, 0.3 mõningast edu, 0.7 sihtmärk on saavutatud, 1.0 sihtmärgist kõrgemat tulemust. 

Stretch Target Commit. Süsteem on saanud inspiratsiooni Google ´s kasutusel olevast versioonist ning on ülesse ehitatud järgmiselt:

Kõik võtmetulemused sõnastatakse paindlikena ning saavutamise tõenäosus hinnatakse tasemel 1-10. Samadele võtmetulemustele määratakse ka sihtmrärk, mille saavutamist oodatakse 50% tõenäosusega ning kohustuslik tase, mille saavutamist oodatakse 90% tõenäosusega.

Miks on oluline OKR eesmärkide hindamise süsteem eelnevalt kokku leppida?

Enamus ettevõtteid hindab võtmetulemusi tsükli lõpus, paljud hindavad võtmetulemusi tsükli jooksul, aga ainult üksikud teevad seda tsükli alguses. Peaaegu kõik ettevõtted, kes on leppinud hinnangud kokku enne tsükli algust leiavad, et see on vajalik ja seda kahel põhjusel. Esiteks tagab hinnangute läbirääkimine tsükli alguses seda, et kõik osapooled on ühiselt aru saanud, mis on ja mis ei ole võimalik ning ootused on kohe alguses kooskõlas tegelike võimalustega. Ning teiseks on tagatud ressursside parem haldamine, sest võtmetulemuste planeerimisel tuleb kohe välja, kui võib tekkida ressursside üleplaneerimine ning kõikide seatud võtmetulemuste saavutamine ei ole võimalik kasutades saadaolevaid ressursse.

Võtmetulemuste hindamine tsükli keskel

Võtmetulemusi on võimalik hinnata kahte moodi: tagasivaatavalt ja ettevaatavalt.

Enamik ettevõtteid, kes OKR metoodikat rakendavad hindavad OKR eesmärke tagasivaatavalt. Ehk nad hindavad, mitu % seatud võtmetulemusest on saavutatud. Soovituslik on aga lisada ka hindamisse ettevaatav vaade. 

Kui võtta sama näide “Leia 10 uut klienti kvartali lõpuks”. Kui esimese kuu jooksul leitakse 6 uut klienti on võtmetulemus täidetud 60% ulatuses ja see on väga hea tulemus, sest 2 kuud on veel ees. Aga samas võib olla tiim väga ebakindel selles osas, kas on võimalik leida 10 klienti kvartali lõpuks. Ehk siis ainult tagasivaatava hindamise puhul jääb tähelepanuta võimalik tulemuse saavutamise tõenäosus kvartali lõpuks.

Ettevaatav hindamine aitab paremini hallata ootusi ning vältida ebameeldivaid üllatusi tsükli lõpus. Kõige lihtsam viis on hinnata, kas võtmetulemus saavutatakse kvartali lõpuks või mitte. Kui algselt on võtmetulemus seatud tõenäosusega 50% ja see tsükli keskel kukub, on see väga hea viis tõmmata tähelepanu ning arutada, miks meie hinnangul võtmetulemuse saavutamise tõenäosus langes.

Ehk siis see 50% ei tähenda, et me täidame selle eesmärgi 50% ulatuses, vaid 50% tõenäosus tähendab seda, et me oleme 50% ulatuses kindlad, et me leiame 10 uut klienti kvartali lõpuks.

OKR eesmärkide hindamise kokkuvõte

Võtmetulemuste hindamise eesmärk on kommunikeerida seatud eesmärke, hallata ootusi ja võimaldada õppimist. Võtmetulemuste hindamise eesmärk ei ole töötajate tulemuslikkuse hindamine.

Ühise arusaamise loomiseks on oluline, et on kokkulepitud, millist süsteemi kasutatakse. Kindlasti ei ole soovitatav kasutada erinevaid süsteem segamini!

Vali üks süsteem!

OKR metoodika rakendamisel kaalu eraldi nende võtmetulemuste märkimist, mille tulemused on oodatust paremad.

Stretch Target Commit süsteem sobib hästi, et kooskõlastada võimalike võtmetulemuste väärtused ning hallata ootusi enne võtmetulemuste lõpliku kinnitamist.

Rohkem infot OKR metoodika kohta leiad siit.