Eesmärkide seadmise 12 viga, mida vältida

Iga organisatsiooni ja äri edukust mõjutab eesmärkide seadmise oskus ja kui teie organisatsioon ei ole veel uurinud võimalusi OKR metoodika (Objective and Key Results ehk eesmärgid ja võtmetulemused) rakendamiseks, olete jätnud kasutamata ühe võimaluse eesmärkide edukaks saavutamiseks. Selles artiklis on kirjeldatud eesmärkide seadmise peamised vead ning toodud välja võimalused, kuidas OKR metoodika saab nende lahendamisel abiks olla.

1. Eesmärgid on liiga üldised

Väljakutse: Küllaltki tihti kohtab eesmärke, mille sõnastus on liiga üldine või ebaselge. Selline eesmärkide sõnastamine tekitab segadust organisatsiooni töötajate seas. 

Kujutage ette olukorda, kus turundusmeeskond seab eesmärgiks suurendada klientide kaasamist kuid ei lisa sinna ühtegi täiendavat selgitust. Segaseks jääb, kas on mõeldud kõiki kliente või konkreetset sihtrühma või on mõeldud kindlat kanalit.

OKR metoodikat järgides saab seda eesmärki täpsustada näiteks nii: “Suurendada klikkimise määra veebis 20% võrra järgmise kvartali jooksul”. Selline sõnastus ütleb selgelt, et mõeldud on kliente, kes külastavad organisatsiooni veebilehte ning soov on suurendada nende kaasatust 20% perioodi lõpuks.

2. Ambitsioonid on ebareaalsed

Väljakutse: Meeskonna motivatsiooni suurimaks demotivaatoriks võivad osutuda eesmärgid, mis on liiga ambitsioonikad ning ei ole ka suurima pingutuse juures saavutatavad.

Kujutage ette olukorda, kus tarkvaraarenduse ettevõte seab eesmärgiks “Oleme number 1 Euroopa turul ühe kvartali jooksul”, eirates sealjuures konkurentsi ja turusituatsiooni.

OKR metoodika julgustab seadma ambitsioonikaid eesmärke, kuid kutsub ootusi kohandama lähtuvalt turu tegelikust olukorrast ja kättesaadavatest ressurssidest. Sõnastades eesmärke nii, et arvestatud on erinevate võimalike tõenäosustega, aitab juba ette läbi mõelda, mis on võimalik ja mis mitte.

3. Eesmärgid ei ole kooskõlas ettevõtte visiooni ja strateegiaga

Väljakutse: Eesmärgid, mis ei ole kooskõlas organisatsiooni visiooni, väärtuste ja strateegiaga, raiskavad ressursse ja tekitavad segadust.

Kujutage ette jaemüügifirmat, kus samal ajal kui turundusmeeskond seab eesmärgiks suurendada veebimüüki, seab haldusmeeskond eesmärgiks minimeerida kulusid. Need eesmärgid on ilmselgelt omavahel ebakõlas ning tekitavad ressursside pärast võitlemist ja võivad viia konfliktideni.

OKR metoodika hierarhia ülesehitus lähtub põhimõttest, et kõik seatud eesmärgid harmoneeruvad omavahel vertikaalselt organisatsiooni strateegiaga. Eesmärkide horisontaalne kooskõla, mis soodustab tiimidevahelist koostööd ja tagab, et kõik tegutsevad ühes suunas, saavutatakse järgides soovituslikku eesmärkide seadmise protsessi.

4. Ressursid eesmärkide saavutamiseks  on ebapiisavad

Väljakutse: Seatud eesmärkide saavutamist takistab ebapiisav ressursside eraldamine (aeg ja eelarve).

Mõelge olukorrale, kus tootmisettevõte seab eesmärgiks “Vähendada tootmisvigade arvu 50% võrra”, kuid ei eralda raha kvaliteedikontrolli parendamiseks. Ilma vajalike ressurssideta muutub selle eesmärgi saavutamine peaaegu võimatuks.

OKR metoodika juhendab ressursside strateegilist jaotamist läbi eesmärkide prioritiseerimise.

5. Kommunikatsioon eesmärkide seadmisel on ebapiisav

Väljakutse: Inimesed ei ole teadlikud eesmärkidest või ei mõista, kuidas nad panustavad eesmärgi saavutamisse.

Kujutage ette olukorda, kus organisatsiooni seab eesmärgid, kui ei kaasa selleks inimesi ning ei selgita eesmärkide tagamaid.

OKR metoodika toetab läbipaistvat suhtlemist ning  paneb eesmärkide seadmisel rõhu “miks” küsimuse lahti kirjeldamisele. Eesmärkide seadmisel on oluline mõtestada lahti, miks just see eesmärk on kõige olulisem ja miks just praegu on vaja sellele tähelepanu pöörata. Iga meeskonna liikme selge panus suurendab meeskonna pühendumist.

6. Vastasseis muudatustele

Väljakutse: Inimeste vastupanu eesmärkide seadmise meetodite kasutusele võtmisele.

Kujutage ette olukorda, kus inimesed on vastu uue eesmärkide seadmise raamistiku rakendamisele. Neil võib olla kinnisidee, et jätkata vanade meetoditega ja kahtlusi uue lahenduse suhtes.

OKR metoodika pakub struktureeritud raamistikku, kuidas sujuvalt metoodikat rakendada. Muutuse omaksvõtmisele aitab kaasa: inimeste kaasamine meetodite valikusse, probleemi selgitamine, piisava toe ja koolituste pakkumine ning metoodika eeliste väljatoomine.

7. Eesmärgi vastutajate puudumine

Väljakutse: Ebaselged vastutajad või vastatajate puudumine jätab nn hallid alad ning suurendab tõenäosust, et eesmärk jääb saavutamata. 

Kujutage ette olukorda, kus eesmärk on “Parandada toote kasutajate rahulolu”, kuid vastutust kasutaja tagasiside kogumise või parenduste tegemise eest pole kellelgi. Kuidas saab rahulolu tõusta, kui sellel töölõigul puudub vastutaja ning tagasisidet ei koguta?

OKR metoodika kohaselt on igal võtmetulemusel konkreetne vastutaja, kes jälgib regulaarselt eesmärgi saavutamise edenemist ning vajadusel kohandab valitud suunda.

8. Väliste tegurite eiramine eesmärkide seadmisel

Väljakutse: Väliste tegurite eiramine ja ümbritsevaga mittearvestamine vähendab eesmärkide saavutamise tõenäosust.

Näiteks kui ettevõte soovib laieneda uutele rahvusvahelistele turgudele, võib analüüsi käigus ilmneda majanduslikke nüansse või õiguslikke regulatsioone, mis mõjutavad plaanide elluviimist.

OKR metoodika soosib eesmärkide seadmisel ja elluviimisel regulaarset hindamist, et tuua aegsasti välja aspektid, mis võivad mõjutada eesmärkide saavutamist, et välistada seeläbi ebarealistlike ootuste tekkimine.

9. Jäikus

Väljakutse: Liiga jäigalt seatud pikaajalised eesmärgid takistavad kohanemist protsessi käigus ilmnevate probleemidega.

Näiteks kui eesmärgiks on suurendada poe külastatavust, kuid ootamatud sündmused nagu pandeemia, suunavad tarbijate käitumist veebiostude suunas.

OKR metoodika on agiilne ning lühiajalised tsüklid toetavad võtmetulemuste kohandamist vastavalt muutuvatele oludele.

10. Ebapiisav mõõtmine

Väljakutse: Eesmärkide elluviimise progressi jälgimist ja otsuste langetamist takistab ebapiisav mõõtmine.

Näiteks on eesmärk parandada kliendirahulolu. Selleks on vaja määratleda konkreetsed ja mõõdetavad võtmetulemused, mis näitavad eesmärgi poole liikumist. Üheks võtmetulemuseks võib olla näiteks “Tõsta Net Promoter Score (NPS) 15 punkti võrra järgmise kuue kuu jooksul”.

OKR metoodika jälgib detailselt võtmetulemuste mõõdetavust ja suunab kasutama asjakohaseid KPI(Key Performace Indicator)-sid. Asjakohaste mõõdikute kasutuselevõtmine võimaldab ettevõttel jälgida progressi ja teha asjakohaseid juhtimisotsuseid.

11. Lühiajalise ja pikaajalise fookuse tasakaal on paigast ära

Väljakutse: Keskendumine lühiajalistele eesmärkidele ning nende rõhutamine pikaajaliste eesmärkide ees mõjub kahjulikult jätkusuutlikkusele.

OKR metoodika struktuur on hierarhiline ning pikaajalised eesmärgid on seotud lühiajaliste eesmärkidega, mis tagab, et tiimi eesmärgid oleksid jätkusuutlikud ja suunatud tulevasele kasvule.

12. Inimeste mittekaasamine

Väljakutse: Inimeste eemalejäämine eesmärkide seadmisest vähendab pühendumist.

OKR metoodika soosib inimeste kaasamist. Inimeste kaasamine OKR eesmärkide seadmisesse nii vertikaalse kui horisontaalse kooskõla loomiseks väärtustab nende panust ja suurendab pühendumist.

Kui eelpool nimetatud väljakutsed on tuttavad ka teie organisatsioonile, võib OKR metoodika olla just see tööriist, mis viib teid lähemale järgmistele edusammudele. OKR eesmärkide omaksvõtt võib aidata luua teie organisatsioonis kultuuri, mis on selge, motiveeritud, kooskõlas ja kohanduv ning aitab saavutada soovitud tulemusi. OKR metoodika lubadus seisneb võimes toetada nii individuaalseid kui kollektiivseid ambitsioone, toetades seeläbi teie ettevõtte edukaks saamist kiiresti muutuval ärimaastikul